Cyfrowa transformacja sekretariatu - jak mpSekretariat zrewolucjonizuje zarządzanie korespondencją

W dobie cyfryzacji procesu przechowywania i obiegu dokumentów elektroniczne zarządzanie korespondencją firm i instytucji administracji publicznej staje się standardem. Tym bardziej, że tradycyjne metody przechowywania i organizowania dokumentów są nie tylko nieefektywne, lecz także utrudniają spełnianie wytycznych w zakresie bezpiecznego przechowywania i udostępniania danych. Program mpSekretariat z modułem Książka Korespondencji umożliwi Ci nowoczesne i bezpieczne zarządzanie korespondencją.

Nowoczesne zarządzanie korespondencją z mpSekretariat

Korespondencja, zarówno wewnętrzna, jak i zewnętrzna, jest nieodłącznym elementem funkcjonowania każdej organizacji. Moduł "Książka Korespondencji" w programie mpSekretariat umożliwia przechowywanie, organizowanie i zarządzanie korespondencją w formie cyfrowej.

Elektroniczna książka korespondencji - korzyści

Przejście na elektroniczną wersję książki korespondencji przynosi wiele korzyści, m.in.:

• Szybki dostęp do potrzebnych dokumentów

W aplikacji z łatwością wyszukasz dane pismo. Jeśli korzystasz z bazy danych bsxCloud, dostęp do swojej elektronicznej książki korespondencji masz także z poziomu przeglądarki internetowej. Pozwoli Ci to odszukać potrzebne dane nawet, kiedy będziesz poza biurem.

• Zawsze czytelne wpisy z historią zmian

Elektroniczna książka korespondencji pozwala zachować czytelne wpisy wraz z historią zmian.

• Dekretacja pism

Dekretacja korespondencji ułatwi przypisywania pism do odpowiednich pracowników. Informacje na temat nowych pism przypisanych do Ciebie otrzymasz w formie powiadomienia. W wersji online aplikacji o oczekującej korespondencji poinformuje Cię Lori - inteligentny wirtualny asystent.

• Śledzenie procesu obsługi pisma

Elektroniczna ewidencja korespondencji w łatwy i szybki sposób pozwoli Tobie zweryfikować, jakie czynności zostały podjęte w związku z otrzymanym pismem i kiedy została na nie udzielona odpowiedź.

• Przechowywanie danych zgodnie z RODO

mpSekretariat zapewnia bezpieczne przechowywanie danych zgodnie z wytycznymi RODO. Na życzenie kontrahenta łatwo zanonimizujesz jego dane w bazie danych aplikacji.

• Bezpieczne przechowywanie danych w aplikacji

Jeśli wybierzesz lokalną bazę danych - na Twoim komputerze - dostęp do bazy może być szyfrowany. Dodatkowo możesz używać haseł użytkowników.

Jeśli wybierzesz bazę w naszej usłudze bsxCloud, połączenie z Twoją bazą danych będzie szyfrowane odpowiednim algorytmem. Dodatkowo możesz uruchomić dwuetapową weryfikację z wykorzystaniem hasła użytkownika oraz jednorazowych kodów PIN.

FAQ

• Czy moduł "Książka Korespondencji" w mpSekretariat pozwala na bezpieczne przechowywanie danych? Tak, wszystkie dane są przechowywane zgodnie z RODO i zasadami cyberbezpieczeństwa.
• Czy mogę korzystać z modułu "Książka Korespondencji" za darmo? Program "mpSekretariat" oferuje wersję testową na 30 dni, co pozwala na wypróbowanie funkcjonalności modułu "Książka Korespondencji" bez opłat. Jeśli potrzebujesz mniej rozbudowanego rozwiązania, sprawdź Książkę Korespondencji Online
• Czy mogę drukować z modułu "Książka Korespondencji"? Tak, moduł umożliwia drukowanie etykiet, kopert oraz dokumentów.

Podsumowanie

Elektroniczne zarządzanie korespondencją jest nie tylko funkcjonalne, lecz także łatwe. Dzięki narzędziom takim jak moduł "Książka Korespondencji" w programie "mpSekretariat" praca sekretariatu staje się bardziej zorganizowana, efektywna i zgodna z obowiązującymi przepisami prawnymi.