Jak prowadzić profesjonalny sekretariat – oprogramowanie do sekretariatu

Z pełną świadomością konsekwencji tych słów powiem: Kto nie był nigdy asystentką/ asystentem, ten nie wie, czym jest prawdziwe życie, a kto prowadzi sekretariat, nie narzeka na brak adrenaliny i nudę w pracy. Aby sekretariat działał właściwe, konieczne jest wdrożenie odpowiednich rozwiązań technologicznych. Ta inwestycja na dłuższą metę obniży koszty działania przedsiębiorstwa, bo usprawni obieg informacji i kontrolę realizacji zadań firmy. Poza tym nie da się dobrze prowadzić sekretariatu bez odpowiednich narzędzi. Dlaczego? Bo zakres realizowanych przez asystentów zadań jest ogromny i nie uda się wspierać innych bez uprzedniego uzyskania odpowiedniego wsparcia.

1. Obowiązki pracownika sekretariatu
2. Jak oprogramowanie do sekretariatu pomoże w realizowaniu zadań asystenckich?
3. Planowanie i prowadzenie kalendarza
4. Kilometrówka i zarządzanie flotą firmy
5. Przygotowanie dokumentacji dla księgowości
6. Prowadzenie książki korespondencji
7. Rejestr umów i archiwizacja dokumentacji
8. Rejestry
9. Kontakty z kontrahentami
10. Współdzielenie danych i urządzeń
11. Bezpieczna baza danych
12. Aplikacja mobilna

Obowiązki pracownika sekretariatu

Uwaga – pani Krysia w okularach na łańcuszku i włosami spiętymi w ciasny kok to stereotyp sekretarki. Podobnie jak skąpo ubrana pani Jola. W sekretariatach pracują także mężczyźni. W tym tekście częściej pisać będziemy sekretarka/ asystentka niż sekretarz/ asystent, bo jednak w sekretariatach pracuje więcej kobiet niż mężczyzn. Prosimy nie doszukiwać się dyskryminacji, daleko nam do Konfederacji… :D

Obowiązki sekretarki/ asystentki/ asystenta różnią się w zależności od wielkości firmy, w której działa dany sekretariat. Najczęstsze z zadań jego pracowników to:

• przyjmowanie interesantów
• wykonywanie bezpośrednich poleceń przełożonego
• prowadzenie rozmów telefonicznych
• organizacja kalendarza przełożonego
• przygotowanie pism, listów, prezentacji i innych materiałów na zlecenie przełożonego, w tym raportów i statystyk
• prowadzenie książki korespondencji
• zarządzanie delegacjami
• zarządzanie wnioskami urlopowymi
• archiwizacja i przechowywanie dokumentacji
• prowadzenie rejestru umów
• prowadzenie rejestru środków trwałych
• uczestniczenie w spotkaniach w biurze i poza nim, w spotkaniach on-line i często przygotowanie notatki ze spotkania
• planowanie konferencji, szkoleń, wyjazdów służbowych, spotkań służbowych poza biurem
• organizowanie wyjazdu (rezerwacje biletów, hoteli itp.)
• rozliczanie kilometrówki i zarządzanie firmową flotą.

W mniejszych firmach dodatkowo:

• zaopatrywanie firmy w materiały biurowe i/lub gospodarcze.

Jak oprogramowanie do sekretariatu pomoże w realizowaniu zadań asystenckich?

Planowanie i prowadzenie kalendarza

Asystentka zarządza nie tylko swoim czasem pracy, lecz także czasem pracy swojego szefa, a czasami także innych osób. Dlatego bardzo ważne jest, aby miała do dyspozycji odpowiedni kalendarz. Najlepiej, jeśli w aplikacji do prowadzenia sekretariatu jest możliwość:

• prowadzenia więcej niż jednego kalendarza
• ustawiania przypomnień/ powiadomień (w samej aplikacji w formie pop-ów oraz w formie SMS)
• podgląd postępu realizacji prowadzonych w firmie projektów.

Bez tego trudne będzie organizowanie życia codziennego firmy.

Kilometrówka i zarządzanie flotą firmy

Jeśli firma posiada flotę samochodową, bardzo często asystentka koordynuje rozliczanie kilometrówki służbowych aut oraz zarządzanie firmową flotą.

Rejestr pojazdów

Wówczas niezbędny okaże się rejestr pojazdów z możliwością odnotowywania terminów przeglądów technicznych, wymiany opon, napraw itp.

Przygotowanie dokumentacji dla księgowości

Eksport faktur do programów księgowych

Aby móc przygotować dokumentację dla księgowości (bez względu na to, czy to dział firmy, czy zewnętrzne biuro księgowe), konieczny jest eksport plików (faktur) do odpowiednich formatów. Jakich? To zależy od oprogramowania, w którym pracuje księgowość, np. Comarch Optima, Insert i innych.

Prowadzenie książki korespondencji

Papierowe książki korespondencji odchodzą do lamusa na rzecz elektronicznych książek korespondencji. Dlaczego? Dzięki nim praca sekretarki będzie znacznie łatwiejsza:

• wpisy do elektronicznej książki korespondencji będą zawsze czytelne z zachowaną historią ich edycji
• dekretacja pism do odpowiednich pracowników może odbywać się elektronicznie wprost z oprogramowania
• pisma łatwo można zeskanować i dodać jako załącznik do wpisu w oprogramowaniu
• szybko można przypisać pismo do odpowiedniego pracownika, wybierając go z listy, a jeśli w oprogramowaniu jest wbudowany komunikator, można od razu wysłać pracownikowi wiadomość o przypisaniu do niego pisma.

Rejestr umów i archiwizacja dokumentacji

Elektroniczny rejestr umów i archiwizacja dokumentacji to nie tylko wygoda i spokojny sen sekretarki, lecz także kontrolowany i bezobsługowy dostęp do dokumentów dla innych pracowników firmy.

W profesjonalnym oprogramowaniu do sekretariatu można:

• przypisać dokumenty do określonych pracowników
• pracownikom nadawać dostępy do danych modułów aplikacji.

Dzięki temu nie każdy użytkownik oprogramowania będzie mieć wgląd w każdy jego moduł, a firmowe dane będą bezpieczne. Dostępy pracownikom nadaje się raz (ewentualnie można je zmieniać, jeśli będzie wymagała tego, np. zmiana zakresu obowiązków danej osoby) i dzięki temu sekretarka nie będzie musiała być jednocześnie pracownikiem archiwum, wydającym inne odpowiednie teczki na podstawie odpowiednich zaświadczeń...

Elektroniczna archiwizacja dokumentacji to także:

• zabezpieczenie papieru przed uszkodzeniem, e-maila przed skasowaniem
• możliwość estetycznego dodawania czytelnych notatek do wpisów
• zachowanie historii wymiany uwag przy każdym dokumencie
• powiązanie dokumentów z innymi rekordami aplikacji, np. fakturami, umowami, projektami, zadaniami itp.
• dzielenie dokumentacji na kategorie
• szybkie odnalezienie dokumentu.

Rejestry

Rejestr środków trwałych

Elektroniczny rejestr środków trwałych to zawsze aktualne i łatwo edytowalne dane.

Rejestr haseł i PIN-ów

Sekretarka często korzysta z różnych rozwiązań, podobnie jak jej przełożony. W związku z tym musi ona pamiętać wiele haseł i PIN-ów. Zabezpieczony rejestr będzie gwarancją, że hasła nie zostaną zapomniane ani nie wpadną w niepowołane ręce.

Kontakty z kontrahentami

Dostęp do elektronicznej bazy kontrahentów z możliwością dodawania:

• zdarzeń, np. rozmowa telefoniczna
• zadań
• notatek/ uwag

Sprawi, że po kontaktach z kontrahentami pozostaną odpowiednie ślady, niezbędne do dalszej właściwej współpracy z tymi osobami. Co więcej, zapiski nie zginą i będą dostępne także dla innych użytkowników aplikacji, np. pracowników działu handlowego.

Współdzielenie danych i urządzeń

W wielu firmach (wcale nie tylko w tych dużych) w sekretariacie pracuje cały zespół. Ważne, aby aplikacja dla teamu pozwała na:

• współdzielenie danych aktualizowanych w czasie rzeczywistym (to ważne dla pracowników całej firmy, bo dostęp do wielu danych mają osoby także spoza sekretariatu)
• współdzielenie urządzeń, np. skanerów, drukarek itp.

Bezpieczna baza danych

Fizyczne archiwum dokumentacji firmy jest ważne, ale to elektroniczne zdecydowanie nad nim góruje. Elektroniczna baza danych firmy zapewnia:

• zabezpieczenie firmowych danych przed zniszczeniem w wyniku zdarzeń losowych, np. pożaru, zalania, kradzieży itp.
• zabezpieczenie firmowych danych przed zniszczeniem w wyniku zamierzonego działania, np. zniszczenia bądź sfałszowania.

Są aplikacje (jak mpFirma, czy mpSekretariat), które pozwolą na wyświetlenie tzw. Raportu zmian. Dzięki niemu dowiesz się m.in. kto i kiedy dokonał jakiejś zmiany w rekordzie, np. fakturze.

Jak chronić firmowe dane w sekretariacie?

Firmowe dane muszą być odpowiednio chronione, najlepiej, aby:

• każde połączenie z bazą danych było szyfrowane specjalnym algorytmem
• można było dodatkowo zaszyfrować przechowywane w bazie załączniki
• kopia bezpieczeństwa była wykonywana automatycznie i regularnie oraz przechowywana w lokalizacji innej niż baza danych, np. w innej chmurze, na innym dysku.

Aplikacja mobilna

Praca asystentki to często praca w przy komputerze – dosłownie, ale bywa, że sekretarka musi odejść od biurka. Wówczas pomocna okaże się aplikacja mobilna, umożliwiająca chociażby zerknięcie do kalendarza lub odczytanie ważnego powiadomienia.

Sekretarka/ sekretarz to wymagający zawód – jeśli jest wykonywany dobrze, często bywa niezauważany, kiedy ktoś w sekretariacie da plamę, odczuje to cała firma. Dlatego do właściwego funkcjonowania sekretariatu niezbędne jest profesjonalne oprogramowanie – mpFirma lub mpSekretariat pozwolą na intuicyjną i wygodną pracę, a wraz z bsxCloud, bsxBackup i aplikacją mobilną stworzą kompleksowy system ERP dla Twojej firmy.